Автоматизация документооборота

ERP, AIS

Акционерное Общество «Газпром шельфпроект»

Нефтесервис

Акционерное Общество «Газпром шельфпроект» — сервисная компания с полным комплексом услуг для реализации морских нефтегазовых проектов. Среди наших компетенций - работы по поиску, разведке и разработке морских месторождений углеводородов, а также управление проектными и изыскательскими работами, включая интегрированное управление проектами и обширный спектр смежных и сопутствующих услуг.

Увеличение оперативности принятия решений – ключевой фактор автоматизации процессов на базе системы электронного документооборота. В то же время требовалось перевести хранилище документов на единую программную платформу «1C:Предприятие 8.3», на которой работают другие системы предприятия, сократить бумажный документооборот на предприятии, уменьшить сроки согласования внутренних документов и автоматизировать бизнес-процессы по работе с документами, такие как согласование, поручение, ознакомление и другие.

В рамках проекта автоматизации был выбран программный продукт «1С:Документообор 8 КОРП».

Решение поставленных задач предполагало достижение следующих целей:

Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества;
Оптимизация сроков формирования, согласования и подписания управленческой, статистической и иной документации;
Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности - доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск и т.д.);
Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации;
Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;

Проект стартовал в мае 2022 года. Передача продукта в опытную эксплуатацию произошла уже через 3 месяца, в августе 2022 года.

За это время проведены следующие работы:

Проведена оценка существующей системы документооборота;
Настроены процессы (исполнение, согласование, контроль) для контроля за поставленными задачами сотрудникам;
Настроена работа с внутренними документами, процессами по работе с договорами;
Настроена интеграции между «1С: Зарплата и управление персоналом КОРП», «1С: Бухгалтерия» и 1С: Документооборот КОРП;
Настроена связь между договорами, которые хранятся в «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП». Это упростило создание новых договоров, позволило исключить дублирование информации и повысило удобство работы;
Настроена автоматическая рассылка действующих ОРД новым сотрудникам для ознакомления;
Сформированы инструкции для пользователей;
Проведены обучения сотрудников по работе с системой.

Автоматизированы следующие функциональные модули:

Делопроизводство;
Работа с договорными документами (в т.ч. дополнительными соглашениями, соглашениями о конфиденциальности и прочими);
Работа с входящей корреспонденцией;
Формирование, согласование, подписание и отправка исходящей корреспонденции;
Работа со служебными записками;
Формирование, согласование и отработка заявлений;
Работа с организационно-распорядительной документацией;
Формирование и согласование протоколов совещаний;
Постановка и контроль поручений;
1Работа с доверенностями;
Отражение первичных учетных документов;
Формирование отчетности.

Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» являются:

Сокращение времени регистрации документов.

Сокращение времени согласований документов.

Оперативный доступ к нужному документу, переданному в электронный архив.

Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.

Ознакомление новых сотрудниками с полным перечнем необходимых ОРД организации.

Образован электронный архив документов.

Сократилось время на поиск необходимого документа.

На сегодняшний день в системе работает 311 пользователей.

Заказчик: Акционерное Общество «Газпром шельфпроект»
Название: Автоматизация документооборота
Тема: ERP, AIS