Документооборот
  • Дата начала
    5 июня 2019 г.
  • Длительность
    6 месяцев
Внедрение системы электронного документооборота
Отрасль
Нефтесервисная промышленность
Предметная область
Документооборот
Решение
    1С:Документооборот

До принятия решения об использовании 1С:Документооборот 8 КОРП официальный документооборот у Заказчика велся в бумажном виде и частично в предыдущей версии 1С:Документооборот 8.


Цели
  • Сократить бумажный документооборот
  • Повысить скорость и качество прохождения заявок на потребности от представительств
  • Повысить качество подготовки и унифицировать закупочную документацию
  • Сократить сроки проведения закупочных процедур
  • Провести централизацию и повысить прозрачность закупочных процедур
  • Повысить исполнительскую дисциплину
  • Обеспечить достоверность, скорость и прозрачность процесса согласования
  • Сократить трудозатраты на обработку входящей/исходящей корреспонденции
  • Обеспечить единую среду работы с документами
  • Организовать электронное хранилище документов.


Уникальность и инновационность
  • Автоматизация процессов по учету входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов
  • Учет мероприятий, договорной и закупочной деятельности
  • Контроль лимитов бюджетов по договорам, контрагентам и подразделениям компании
  • Доработка функционала в части форм документов, связей, прав доступа, отчетов, справочников.

Архитектура решения

  • Автоматизация процессов по учету входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов
  • Учет мероприятий, договорной и закупочной деятельности
  • Контроль лимитов бюджетов по договорам, контрагентам и подразделениям компании
  • Доработка функционала в части форм документов, связей, прав доступа, отчетов, справочников.


Автоматизация закупочного и договорного документооборота

  • Объединение заявок и централизация закупок позволяет сократить, как стоимость закупаемых ТМЦ так сроки прохождения процесса закупки

  • С помощью отчетов наглядно видно на каком этапе происходит замедление процесса

  • Выполнена интеграция с торговыми площадками на которых происходит конкурсная процедура

  • Разработать и протестировать механизм интеграции с ERP

  • Результаты торгов и тендеров поступают систему, стартует процедура заключения договоров с поставщиками

  • Доработан механизм создания и заполнение договоров из типовых форм

  • После завершения поставки и оплаты процесс исполнения договора считается завершенным.


Автоматизация процессов внутреннего документооборота

  • Настроен и доработан процесс организации мероприятий компании, позволяющий представлять повестку мероприятия заинтересованным лицам.

  • Создан механизм формирования списка постоянных участников мероприятия, у кого есть право голоса по пунктам повестки, а также проводить мероприятия заочно или удаленно с индивидуальным голосованием.

  • Процесс согласования предусматривает ознакомление всех участников мероприятия с актуальной версией протокола.


Доработки и интеграция в рамках проекта:

  • Разработана интеграция с ActiveDirectory, в части пользователей и структуры подразделений компании
  • Доработаны печатные формы протоколов мероприятий
  • Разработаны отчеты по закупкам, договорам, контролю лимитом по бюджетам
  • Разработан реестр закупок и план закупок
  • Разработаны шаблоны договоров,
  • Разработаны новые справочники и табличные части для внутреннего документа
  • Разработаны документы "Бюджет", "Списание бюджета"
  • Создан регистр накопления "Лимиты бюджетов".


Результаты
  • Взаимодействие с удаленными подразделениями и региональными представительствами по вопросам закупочных процедур переведены в единый унифицированный электронный формат процедуры в электронный документооборот. Внесены изменения в Регламент закупочной деятельности, оптимизированы процедуры.
  • Расширен и активно используется функционал проведения мероприятий в компании. В частности, добавлена возможность проведения голосования по пунктам повестки в том числе удаленно, а также возможность пригласить к участию в мероприятии сторонних участников по электронной почте непосредственно из карточки мероприятия.
  • Полностью переведены в электронный вид регистрация и последующая обработка входящей корреспонденции, подготовка и отправка исходящей корреспонденции, распоряжения от руководства, служебная переписка. Сформирован электронный архив документов.
  • Налажен автоматический контроль лимитов по расходу денежных средств по договорам и подразделениям, как на стадии планирования закупок, так и на стадии заключения и исполнения договоров.


Внедренные функциональные модули:

  • Входящие и исходящие документы
  • Управление закупочной деятельностью



Поговорить с экспертом
Мы сотрудничаем с инжиниринговыми компаниями и ведущими институтами страны с целью анализа, экспертизы и отбора.