До принятия решения об использовании 1С:Документооборот 8 КОРП официальный документооборот у Заказчика велся в бумажном виде и частично в предыдущей версии 1С:Документооборот 8.

• Сократить бумажный документооборот
• Повысить скорость и качество прохождения заявок на потребности от представительств
• Повысить качество подготовки и унифицировать закупочную документацию
• Сократить сроки проведения закупочных процедур
• Провести централизацию и повысить прозрачность закупочных процедур
• Повысить исполнительскую дисциплину
• Обеспечить достоверность, скорость и прозрачность процесса согласования
• Сократить трудозатраты на обработку входящей/исходящей корреспонденции
• Обеспечить единую среду работы с документами
• Организовать электронное хранилище документов.

• Автоматизация процессов по учету входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов
• Учет мероприятий, договорной и закупочной деятельности
• Контроль лимитов бюджетов по договорам, контрагентам и подразделениям компании
• Доработка функционала в части форм документов, связей, прав доступа, отчетов, справочников.

• Автоматизация процессов по учету входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов
• Учет мероприятий, договорной и закупочной деятельности
• Контроль лимитов бюджетов по договорам, контрагентам и подразделениям компании
• Доработка функционала в части форм документов, связей, прав доступа, отчетов, справочников.

Автоматизация закупочного и договорного документооборота

• Объединение заявок и централизация закупок позволяет сократить, как стоимость закупаемых ТМЦ так сроки прохождения процесса закупки

• С помощью отчетов наглядно видно на каком этапе происходит замедление процесса

• Выполнена интеграция с торговыми площадками на которых происходит конкурсная процедура

• Разработать и протестировать механизм интеграции с ERP

• Результаты торгов и тендеров поступают систему, стартует процедура заключения договоров с поставщиками

• Доработан механизм создания и заполнение договоров из типовых форм

• После завершения поставки и оплаты процесс исполнения договора считается завершенным.

Автоматизация процессов внутреннего документооборота

• Настроен и доработан процесс организации мероприятий компании, позволяющий представлять повестку мероприятия заинтересованным лицам.

• Создан механизм формирования списка постоянных участников мероприятия, у кого есть право голоса по пунктам повестки, а также проводить мероприятия заочно или удаленно с индивидуальным голосованием.

• Процесс согласования предусматривает ознакомление всех участников мероприятия с актуальной версией протокола.

Доработки и интеграция в рамках проекта:

• Разработана интеграция с ActiveDirectory, в части пользователей и структуры подразделений компании
• Доработаны печатные формы протоколов мероприятий
• Разработаны отчеты по закупкам, договорам, контролю лимитом по бюджетам
• Разработан реестр закупок и план закупок
• Разработаны шаблоны договоров,
• Разработаны новые справочники и табличные части для внутреннего документа
• Разработаны документы "Бюджет", "Списание бюджета"
• Создан регистр накопления "Лимиты бюджетов".

• Взаимодействие с удаленными подразделениями и региональными представительствами по вопросам закупочных процедур переведены в единый унифицированный электронный формат процедуры в электронный документооборот. Внесены изменения в Регламент закупочной деятельности, оптимизированы процедуры.

• Расширен и активно используется функционал проведения мероприятий в компании. В частности, добавлена возможность проведения голосования по пунктам повестки в том числе удаленно, а также возможность пригласить к участию в мероприятии сторонних участников по электронной почте непосредственно из карточки мероприятия.

• Полностью переведены в электронный вид регистрация и последующая обработка входящей корреспонденции, подготовка и отправка исходящей корреспонденции, распоряжения от руководства, служебная переписка. Сформирован электронный архив документов.

• Налажен автоматический контроль лимитов по расходу денежных средств по договорам и подразделениям, как на стадии планирования закупок, так и на стадии заключения и исполнения договоров.

Внедренные функциональные модули:

• Входящие и исходящие документы
• Управление закупочной деятельностью