-
Дата начала5 июня 2019 г.
-
Длительность6 месяцев
-
1С:Документооборот

До принятия решения об использовании 1С:Документооборот 8 КОРП официальный документооборот у Заказчика велся в бумажном виде и частично в предыдущей версии 1С:Документооборот 8.
- Сократить бумажный документооборот
- Повысить скорость и качество прохождения заявок на потребности от представительств
- Повысить качество подготовки и унифицировать закупочную документацию
- Сократить сроки проведения закупочных процедур
- Провести централизацию и повысить прозрачность закупочных процедур
- Повысить исполнительскую дисциплину
- Обеспечить достоверность, скорость и прозрачность процесса согласования
- Сократить трудозатраты на обработку входящей/исходящей корреспонденции
- Обеспечить единую среду работы с документами
- Организовать электронное хранилище документов.
- Автоматизация процессов по учету входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов
- Учет мероприятий, договорной и закупочной деятельности
- Контроль лимитов бюджетов по договорам, контрагентам и подразделениям компании
- Доработка функционала в части форм документов, связей, прав доступа, отчетов, справочников.
- Автоматизация процессов по учету входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов
- Учет мероприятий, договорной и закупочной деятельности
- Контроль лимитов бюджетов по договорам, контрагентам и подразделениям компании
- Доработка функционала в части форм документов, связей, прав доступа, отчетов, справочников.
Автоматизация закупочного и договорного документооборота
-
Объединение заявок и централизация закупок позволяет сократить, как стоимость закупаемых ТМЦ так сроки прохождения процесса закупки
-
С помощью отчетов наглядно видно на каком этапе происходит замедление процесса
-
Выполнена интеграция с торговыми площадками на которых происходит конкурсная процедура
-
Разработать и протестировать механизм интеграции с ERP
-
Результаты торгов и тендеров поступают систему, стартует процедура заключения договоров с поставщиками
-
Доработан механизм создания и заполнение договоров из типовых форм
-
После завершения поставки и оплаты процесс исполнения договора считается завершенным.
Автоматизация процессов внутреннего документооборота
-
Настроен и доработан процесс организации мероприятий компании, позволяющий представлять повестку мероприятия заинтересованным лицам.
-
Создан механизм формирования списка постоянных участников мероприятия, у кого есть право голоса по пунктам повестки, а также проводить мероприятия заочно или удаленно с индивидуальным голосованием.
-
Процесс согласования предусматривает ознакомление всех участников мероприятия с актуальной версией протокола.
Доработки и интеграция в рамках проекта:
- Разработана интеграция с ActiveDirectory, в части пользователей и структуры подразделений компании
- Доработаны печатные формы протоколов мероприятий
- Разработаны отчеты по закупкам, договорам, контролю лимитом по бюджетам
- Разработан реестр закупок и план закупок
- Разработаны шаблоны договоров,
- Разработаны новые справочники и табличные части для внутреннего документа
- Разработаны документы "Бюджет", "Списание бюджета"
- Создан регистр накопления "Лимиты бюджетов".
- Взаимодействие с удаленными подразделениями и региональными представительствами по вопросам закупочных процедур переведены в единый унифицированный электронный формат процедуры в электронный документооборот. Внесены изменения в Регламент закупочной деятельности, оптимизированы процедуры.
- Расширен и активно используется функционал проведения мероприятий в компании. В частности, добавлена возможность проведения голосования по пунктам повестки в том числе удаленно, а также возможность пригласить к участию в мероприятии сторонних участников по электронной почте непосредственно из карточки мероприятия.
- Полностью переведены в электронный вид регистрация и последующая обработка входящей корреспонденции, подготовка и отправка исходящей корреспонденции, распоряжения от руководства, служебная переписка. Сформирован электронный архив документов.
- Налажен автоматический контроль лимитов по расходу денежных средств по договорам и подразделениям, как на стадии планирования закупок, так и на стадии заключения и исполнения договоров.
Внедренные функциональные модули:
- Входящие и исходящие документы
- Управление закупочной деятельностью