История электронного документооборота холдинга имеет более чем десятилетнюю историю. Корпоративная информационная система электронного документооборота была первой глобальной системой, внедренной на этапе становления. Система была построена на платформе IBM Notes/Domino и решении CompanyMedia 3.2. КСЭД-Лотус имела распределенную структуру и охватывала 18 крупнейших предприятий холдинга.

Основными предпосылками к модернизации были:

• невозможность развивать и расширять систему как по охвату бизнес-процессов, так и по числу пользователей;
• неудобный интерфейс, на который невозможно было повлиять;
• отсутствие интеграции с основными учетными системами;
• низкая производительность;
• моральное устаревание за более чем 10 лет эксплуатации.

Новая система на базе «1С:Документооборот» должна была минимизировать трудозатраты на сопровождение системы документооборота, расширить периметр охвата пользователей и быть более производительной.

Перевод морально устаревшей системы документооборота на единую корпоративную платформу холдинга - 1С:Предприятие. Минимизация трудозатрат на сопровождение системы документооборота, повышение производительности и расширение периметра охвата системы.

В ходе реализации проекта разработан и успешно реализован план перехода со старой системы документооборота на 19-ти территориально распределенных предприятиях без потери даже одного документа. Автоматизирована 6000 рабочих мест.

Распределенная модель информационной сети – на каждом предприятии своя инсталляция "1С:Документооборот". Конфигурации "1С:Документооборот" унифицированы, но не стандартизированы – применена концепция открытого корпоративного шаблона, успешно апробированная ранее при внедрении "1С:Управление производственным предприятием".

Обновления конфигурации выпускаются корпоративным центром. Настройки системы имеют типовую (стандартизированную) и локально определяемую части. Автоматическая передача документов между предприятиями через СВД по схеме исходящий-входящий. Общий, автоматически реплицируемый между узлами сети справочник пользователей – единое адресное пространство. Стандартизация настроек интерфейса пользователей (после входа в систему интерфейс всегда типовой).

Удалось успешно реализовать в новой системе задачи управления договорами, включая сложные процедуры согласования, управления исполнением поручений, автоматизированы процессы работы с внутренними документами, входящей и исходящей корреспонденцией. Реализованы механизмы для работы с организационно распорядительными документами.

 Внедрены следующие функциональные блоки:

• Корреспонденция
• Внутренний документооборот
• Договорные документы
• Процессы